一、 會展策劃有什么作用
成功的會展活動源于成功的會展策劃，會展策劃作為一個系統(tǒng)工程，主要具有以下幾個作用：
1、戰(zhàn)略指導作用
策劃是一種理性思維，以確保未來即將進行的活動，有條不紊地按預定的目標進行，是策劃者為策劃目標進行決策謀劃、探索、設計多種備選方案的過程。決策者以策劃方案為基礎，進行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學性。
戰(zhàn)略指導作用是指會展策劃能為會展活動的執(zhí)行提供總體的指導思想。以展覽策劃為例，如展覽場地、展會規(guī)模、展會的主題及時間的安排、展會品牌、主要合作伙伴（行業(yè)）等方面，在會展策劃方案中都要事先提出詳細的預案。
2、實施規(guī)劃作用
實施規(guī)劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃。一般來說，會展策劃方案通過之后，在具體的實施過程中可以根據(jù)情況作適當調(diào)整，但會展活動運行的總體思路與要求是不會改變的，策劃方案是會展活動實施的主要依據(jù)。
3、進程制約作用
進程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進程。尤其是大型會展活動，所涉及的工作千頭萬緒，在會展活動執(zhí)行的進程中，必領嚴格按照策劃所提出的方案進行工作，這樣才能確保會展活動的順利進行。
4、效果控制作用
策劃一般會對會展活動發(fā)展的長遠問題或本質(zhì)問題，針對會展環(huán)境的未來變化發(fā)展，進行超前研究、預測發(fā)展趨勢、思考未來發(fā)展問題，以提高會展活動策劃主體適應未來和創(chuàng)造未來的主動性。
效果控制作用是指會展策劃能預測、監(jiān)督會展項目活動的效果。某一會展活動在執(zhí)行過程中是否達到預期的效果，，通過對照策劃方案的相關要求就能夠清晰地看出。會展策劃一方面能對會展活動的最終完成效果進行控制，另一方面也可以對策劃方案本身的可行性、合理性進行檢驗。
5、規(guī)范運作作用
會展策劃者在進行計劃或規(guī)劃之前，運用科學的策劃運作程序?qū)τ媱澾M行構思和設計，為計劃生成提供智謀，使計劃切實可行，使預算投向可靠。規(guī)范運作作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學、合理、規(guī)范。
二、會展設計策劃方案基本流程七步走
1、合理分工
策劃主管負責協(xié)調(diào)溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權負責策劃方案的制定和修訂；策劃人員負責編擬會展項目計劃；文案撰寫人員負責撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等 ；美術設計人員負責各類各種類型視覺形象設計，如廣告設計、展示空間設計；市場調(diào)查人員負責進行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告；媒體聯(lián)絡人員進行媒體宣傳推廣。
2、市場調(diào)查與分析
市場調(diào)查與分析包括產(chǎn)業(yè)環(huán)境、目標市場、政策法規(guī)、同類會展、自身資源五個方面內(nèi)容的調(diào)查，得出分析報告。
3、制定行動方案
（1）制定一個統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。
（2）會展策劃方案具體化，應形成一個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會展項目的目標、實現(xiàn)會展項目目標的環(huán)境、會展項目營銷戰(zhàn)略要素、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。
（3）設計行動日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會展項目的行動日程必須精心設計，策劃方案的制作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結束都應有時間的規(guī)定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉辦。
4、制定預算方案
制定一份完善的會展項目預算方案一般包括場地費用、行政管理費用（包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等）、宣傳推廣費用、招展、招商費用、相關活動經(jīng)費和其他可能產(chǎn)生的費用。
5、確定會展項目收入來源
會展收入來源一般是會務費或展位費收入、門票收入和企業(yè)贊助收入。
6、撰寫 會展策劃方案
將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術或行動方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細程度不一。可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。
7、評估與修正
及時召開總結會，對策劃書進行評估修正。同時做好相關的善后公關工作，并準備好會展突發(fā)事故的解決備案。
