辦公設備管理制度

1? 總則

1.1?目的：為規(guī)范辦公設備設施的管理，保障生產(chǎn)和辦公活動的正常進行，降低成本，杜絕浪費， 特制定本制度。

1.2?適用范圍：

1.2.1本制度適用于公司各部門。

1.2.2本制度對辦公設備設施的采購、驗收、使用和管理等進行了規(guī)定。

2?辦公設備設施分類

2.1?辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜等；

2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描儀、復印機、打印機等；

2.3?培訓用具：投影儀、白板等；

2.4?空氣調(diào)節(jié)設備:空調(diào)、風扇等；

2.5?通訊設施:電話機、傳真機、對講機等；

2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電視機等；

2.7?接待飲水用具：飲水機、茶具、開水壺、燒水壺、茶水桶等；

2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；

2.9?其他設備設施：與辦公有關的其他設備設施。

3?辦公設備設施管理的職責

3.1?行政部負責辦公設備設施的歸口管理。負責辦公設備設施規(guī)劃、選型、組織安裝調(diào)試、統(tǒng)一 調(diào)配、使用、維修、盤點、報廢和更新的全過程實行綜合管理。

3.2?采購部負責按要求進行辦公設備設施的采購。

3.3?生產(chǎn)部負責協(xié)助實施辦公設備設施的安裝和維修。

3.4?使用部門負責辦公設備設施的分級管理，負責辦公設備設施的正確使用和日常維護保養(yǎng)，延 長辦公設備設施使用壽命，保證辦公設備設施的正常運行。

3.5?財務部負責對辦公設備設施的采購、發(fā)放和管理進行監(jiān)督、檢查和審計。

4?辦公設備設施的購置

4.1?行政部應廣泛收集辦公設備設施的發(fā)展資訊以及市場信息，并收集使用單位對有關辦公設備設施的使用意見，為新辦公設備設施的購置提供建議。

4.2?各部門需要新增辦公設備設施應填寫《辦公設備設施購置申請單》，送行政部審查、主管副 總審核、常務副總或總經(jīng)理批準。

4.3?對于新辦公設備設施的購置，行政部應提出辦公設備設施的先進性、可靠性和維修性等要求， 并對大型、關鍵辦公設備設施進行經(jīng)濟技術可行性分析，把好選型和安裝驗收質(zhì)量關，為搞好辦公設備設施的后期管理奠定基礎。

4.4?選購的大型、關鍵辦公設備設施應備有齊全的安裝、使用、潤滑、維修等技術資料和必要的 維修配件、易損件。

4.5?辦公設備設施到貨后，由采購部組織行政部、使用部門、供方派員共同參加開箱驗收，并認 真做好開箱記錄，按照裝箱單核對主辦公設備設施、附件、工具、備件和技術資料，辦理入庫和安裝手續(xù)。

4.6?辦公設備設施安裝調(diào)試完畢，要按說明書及有關規(guī)定進行性能檢查、調(diào)試，屬于固定資產(chǎn)的 要辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。

4.7?驗收后采購部應負責組織填寫《辦公設備設施驗收報告單》一式三份，采購部、行政部、使 用部門各留一份。

4.8?驗收后行政部將相關資料收集、整理、存檔。

5?辦公設備設施的臺帳和檔案管理

5.1?辦公設備設施的臺帳管理

5.1.1?財務部對對公司的所有屬于固定資產(chǎn)的辦公設備設施按照規(guī)定建立固定資產(chǎn)臺帳，并進行監(jiān) 督和管理。

5.1.2?行政部對公司的所有辦公設備設施按照規(guī)定逐臺進行統(tǒng)一編號，建立《辦公設備設施臺帳》 和卡片，填寫《辦公設備設施檔案資料卡》，做到隨機附件和資料齊全。

5.1.3?各使用部門要建立本部門辦公設備設施臺賬。

5.2?辦公設備設施的檔案管理

5.2.1?行政部行政助理，負責為列入固定資產(chǎn)的大型辦公設備設施建立技術檔案和狀態(tài)檔案。

5.2.2?辦公設備設施的技術檔案是指辦公設備設施的安裝、零部件、自制辦公設備設施、特種辦公 設備設施、使用說明書、圖紙等技術資料。

5.2.3?狀態(tài)檔案是指辦公設備設施的分布、購進和安裝日期、使用年限、維修記錄、調(diào)撥記錄等資 料。

5.2.4?辦公設備設施檔案資料發(fā)生變更時，應根據(jù)實際情況，及時更新檔案資料。

6?辦公設備設施的使用與保養(yǎng)

6.1?使用人員在獨立使用辦公設備設施前，必須對其進行辦公設備設施的結構、性能、技術規(guī)范、 維護基礎知識和安全操作規(guī)程的培訓。

6.2?各部門要指定專人負責公用辦公設備設施的管理。

6.3?操作人員要嚴格執(zhí)行辦公設備設施的操作規(guī)程，嚴禁辦公設備設施超負荷、超范圍和帶故障 運轉(zhuǎn)。

6.4?使用部門負責指定專人進行辦公設備設施的日常維護保養(yǎng)，行政部負責依據(jù)辦公設備設施的 特點和使用情況進行定期維護。

6.5?使用部門、行政部要定期或不定期對辦公設備設施的使用和保養(yǎng)情況進行檢查。

6.6?對于使用部門不正當使用和維護的行為，行政部有權提出整改要求和處罰建議，對由此而造 成的辦公設備設施的損壞，經(jīng)行政部進行責任認定，由相關責任人承擔賠償責任。

6.6.1?對純屬人為原因?qū)е罗k公設備設施損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費用的 70%-100%；造成報廢或丟失的，視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清的，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔50%。

6.6.2?因保管不當造成辦公設備設施遺失的，由保管人賠償原值的80%-100%賠償或責令自行增購 并不得報支費用。

7?辦公設備設施的維修

7.1?辦公設備設施發(fā)生故障，使用部門不能解決時，應立即填寫《辦公設備設施報修單》，通知 行政部組織有關人員進行排除，并填好維修記錄。

7.2?在接到辦公設備設施報修以后，行政部應根據(jù)辦公設備設施的故障程度和原因，組織維修人 員進行修理。

7.3?維修人員在維修完畢后，應通知使用單位的員工進行驗收，并在報修單上簽字，對維修用時 和維修材料進行確認。

7.4?對于緊急情況，使用部門可電話或口頭通知行政部，行政部及時安排維修。但使用部門應及 時補辦報修及驗收手續(xù)。

7.5?對于公司現(xiàn)有技術力量無法完成的辦公設備設施報修，應由行政部填寫《辦公設備設施委外 修理申請單》，報常務副總經(jīng)理審批后?！掇k公設備設施委外修理申請單》應詳細注明維修辦公設備設施的名稱、故障原因、外協(xié)廠家和預計費用。

7.6?在維修完成以后，使用部門和行政部應當對辦公設備設施進行檢查驗收。

7.7?對于經(jīng)常發(fā)生故障的部位，行政部應組織使用部門認真分析，制訂改善維修措施，盡量從根 本上消除故障以及發(fā)生原因。

8?辦公設備設施的移交、閑置及報廢處理

8.1?辦公設備設施的移交

8.1.1?員工崗位變動或離職時，應及時將個人領用的辦公設備設施移交給接手人或退還行政部。

8.1.2?各部門負責人崗位變動或離職時，應及時將部門共用的辦公設備設施移交給接手人或退還行 政部。

8.1.3?部門負責人移交時由行政部監(jiān)交，一般員工移交時由部門人監(jiān)交，移交人、接手人、監(jiān)交人 如實記錄并填寫《辦公設備設施移交單》一式三份，三方簽字后各留一份。

8.2?辦公設備設施的調(diào)撥

8.2.1?辦公設備設施的調(diào)撥必須由行政部統(tǒng)一安排，各部門不得私自調(diào)撥。

8.2.2?各部門如需辦公設備設施的調(diào)撥，應由移入部門經(jīng)理填寫《辦公設備設施調(diào)撥單》，交行政 助理審查，行政部經(jīng)理審批。

8.2.3?行政部組織調(diào)撥雙方進行辦公設備設施交接，調(diào)撥出的辦公設備設施必須隨帶原有輔機、附 件和技術文件。

8.2.4?屬于固定資產(chǎn)的辦公設備設施的調(diào)撥應報財務部備案。

8.3?閑置辦公設備設施的處理

8.3.1?辦公設備設施閑置在半年以上的應進行封存管理，辦公設備設施的封存和啟封時必須由使用 部門、行政部共同進行。

8.3.2?封存要有明顯的標識。

8.3.3?辦公設備設施封存前要進行一次全面的維護，并采取防塵、防銹和防潮措施。

8.3.4?所有封存辦公設備設施都要達到完好辦公設備設施的要求，并列入辦公設備設施檢查范圍。

8.3.5?對風扇等季節(jié)性強的辦公設備設施，可由各部門做好清潔維持后交倉庫暫存，由倉庫統(tǒng)一集 中保管。雙方辦好入倉和領用手續(xù)。

8.3.6?對于長期不用、連續(xù)停用一年以上的閑置辦公設備設施，由使用部門填寫《閑置辦公設備設 施處理申請單》，報行政部積極組織外調(diào)、出租或轉(zhuǎn)讓，以提高辦公設備設施的利用率。

8.4?辦公設備設施的報廢

8.4.1?辦公設備設施報損、報廢條件：

a) 因意外事故或災害，造成主要部件、主要結構嚴重損壞而無法使用的辦公設備設施。

b)?制造質(zhì)量低劣，達不到使用要求的辦公設備設施。

c)?使用不當造成損壞、無修復價值的辦公設備設施。

d)?機器陳舊，技術性能不能滿足使用要求，且無法改造的辦公設備設施。

e)?耗能高，嚴重污染環(huán)境的辦公設備設施。

f)?超過使用年限、已無使用價值的辦公設備設施。

8.4.2?報損、報廢辦公設備設施的處理方法：

a)?按現(xiàn)有價值整件或整機出售。

b)?拆卸、轉(zhuǎn)讓可利用的零部件。

c)?不能利用的部件按廢料處理。

8.4.3?報廢申請由使用部門提出，使用部門填寫《辦公設備設施報廢申請單》，行政部進行審查， 必要時組織相關專家進行審查，財務部門進行價值評估，主管副總經(jīng)理審查、常務副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。

8.4.4?報廢申請經(jīng)批準后使用部門由使用部門交行政部進行臺帳及檔案調(diào)整，屬于固定資產(chǎn)的辦公 設備設施還須由申請部門轉(zhuǎn)財務部門進行固定資產(chǎn)減損處理。

9?辦公設備設施的盤點

9.1?公司辦公設備設施實行定期盤點，一般為每年六月和十二月。

9.2?辦公設備設施的盤點由行政部會同財務部、使用部門共同進行。

9.3?辦公設備設施盤點的依據(jù)為財務部固定資產(chǎn)臺帳、行政部辦公設備設施臺帳、辦公設備設施 卡片、領用記錄、調(diào)撥記錄、報廢記錄等。

9.4?辦公設備設施盤點時應實事求是，如實記錄盤點情況，嚴禁弄虛作假。

9.5?盤點結束后行政部應及時如實編制盤點報告，說明盤點盈虧原因及處理意見，報告主管副總 經(jīng)理審核、常務副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。

10?附則

10.1?本制度由行政部制定，并負責解釋和組織實施。

10.2?本制度報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。

10.3?本制度實施后，凡既有的類似規(guī)定自行終止，與本制度相抵觸的，以本制度準。

10.4?本制度自頒布之日起施行。

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