一、備忘錄是干什么用的

作為個(gè)人使用的備忘錄，除了記錄備忘事項(xiàng)這一基本用途外，備忘錄更多地是和時(shí)間管理相結(jié)合的，它屬于時(shí)間管理方法的第一步——收集。

收集就是指把所有在腦海里浮現(xiàn)的信息（任務(wù)，想法，項(xiàng)目等）記錄到隨身攜帶的小本子上任何適合你的工具（包括紙質(zhì)本子、APP、WEB版應(yīng)用），把你的工作從大腦里面清出來，記錄在可以看到的地方，GTD把這個(gè)叫做“收納箱”。

收集分三步完成：把任務(wù)從大腦里清出來；填進(jìn)收集的設(shè)備里；準(zhǔn)備下一步的處理。

1、需要收集的工作內(nèi)容有

（1）承諾他人的事情，如明天我要給XX發(fā)個(gè)XX材料。

（2）工作中要做的事情，如XXX集團(tuán)XX項(xiàng)目、XXX大會(huì)準(zhǔn)備等。

（3）生命中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，如我要幫助XXx干XXXX，我要拯救全地球等等。

（4）生活中的各種雜事，如幫媳婦打醬油，給孩子買生日禮物等。

（5）突然冒出的靈感想法，如突然想SNS是不是可以跟家教結(jié)合在一起，需要去論證一下。

（6）接受到得各種材料，需要處理。

等等，只要是跟自己有關(guān)，需要去過問或做的事情，都統(tǒng)統(tǒng)的收集到一起，放到一個(gè)容器里，我們稱之為“收納箱”。

2、收集的過程中有幾個(gè)注意事項(xiàng)

（1）完整的收集。做到一件都不漏，這樣系統(tǒng)才能完全幫你管理起你的生活和工作。

（2）一定盡量減少你用于收集雜事的工具的數(shù)量。這樣便于統(tǒng)一管理，不容易漏掉，而且簡(jiǎn)便。

（3）你的工具隨時(shí)隨地都能收集。不能隨時(shí)收集，很難做到第一條完整性。

（4）按照你的愛好選擇工具，最喜歡的工具才會(huì)用。

二、備忘錄格式怎么寫

備忘錄在公文函件中，它的等級(jí)是比較低的，主要用來提醒、督促對(duì)方，或就某個(gè)問題提出自己的意見或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來補(bǔ)充正式文件的不足。

作為公司的備忘錄，在書寫時(shí)要注意格式問題，如：

1、標(biāo)題，備忘錄的標(biāo)題有以下兩種寫法

（1）單一性標(biāo)題

常見的單一性標(biāo)題寫法是直接標(biāo)示文種名稱，如“備忘錄”。

（2）兩要素標(biāo)題

兩要素標(biāo)題由發(fā)文單位名稱和文種組成，如“萬向節(jié)集團(tuán)公司備忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標(biāo)題之下，正文之上

（1）發(fā)文人或發(fā)文單位名稱，也稱發(fā)自

標(biāo)示為來自、自，其后面寫明發(fā)送信息的人員姓名或單位、部門名稱，如“總經(jīng)理辦公室”，人員姓名的前面可以根據(jù)需要標(biāo)示其職務(wù)。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發(fā)給、發(fā)送、致

其后面寫明接收信息的人員姓名或單位、部門名稱，如“人力資源部”，人員姓名的前面可以根據(jù)需要標(biāo)示其職務(wù)。

（3）地址

一般包括發(fā)文人或發(fā)文單位地址和收文人或收文單位地址，有的還包括電報(bào)掛號(hào)、電傳號(hào)、電話號(hào)碼等。地址一項(xiàng)寫在左上角編號(hào)處的下面，其格式與書信的寫法相同。

（4）發(fā)文日期

即寫明備忘錄發(fā)出的日期。

（5）主題

寫明備忘錄正文的主題思想或內(nèi)容梗概，一般要用類似電報(bào)類的詞組或短語標(biāo)示。許多單位有自己特制的信箋，在寫眉首時(shí)，其格式和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用與一般信件的寫法基本相同。

3、正文

在眉首下方直接書寫需要傳遞事項(xiàng)的具體內(nèi)容。可以是一段到底，篇段合一；如果內(nèi)容較多，可以采用分段書寫。段落起首應(yīng)采用空兩格的形式。

4、結(jié)束語

如果為了表示對(duì)對(duì)方的尊重，也可以寫上致敬語作為結(jié)束語。如果沒有必要也可以省略致敬語。

5、簽署

正文或者結(jié)束語之后下方寫明發(fā)文人或發(fā)文單位的名稱。寫法與一般信件的格式相同。

怎么樣？備忘錄的格式你學(xué)會(huì)了嗎？